Ein eigenes Unternehmen zu gründen ist ein Vorhaben, dass mit zahlreichen Entscheidungen und Herausforderungen verbunden ist. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen sich wichtige Fragen stellen: Wie beginnt man? Welche Rechtsform soll man wählen? Welche Dokumente und Formulare muss man vorbereiten? Wie funktioniert das mit den Versicherungen? Wie läuft da mit der Buchhaltung und den Steuern genau ab? Dieser Artikel dient als praktische Anleitung für all jene, die ihr erstes (oder zweites) eigenes Unternehmen gründen wollen und vor genau diesen Fragen stehen.
Schritt 1: Erste Schritte zur Unternehmensgründung
Ein Unternehmen sollte immer gut durchdacht und mit einer langfristigen Strategie geplant werden. Eine einfache Geschäftsidee kann zwar ausreichend sein, es macht aber durchaus Sinn, wenn man sich vor der Gründung, vor allem vor der Gründung einer Kapitalgesellschaft (GmbH / AG), noch ausführlichere Gedanken zum Unternehmen macht. Um ihren Start zu erleichtern, haben wir Ihnen eine Checkliste erstellt, die sie vor der Gründung ihres Unternehmens berücksichtigen sollten:
Ist meine Geschäftsidee präzise genug? Was biete ich an? Wer sind meine Kunden? Wie hebe ich mich von der Konkurrenz ab? Solche Fragen sollte man sich vor der Gründung unbedingt stellen um den langfristigen Erfolg eines Unternehmens zu gewährleisten.
Wie sieht meine finanzielle Situation aus? Nicht jeder kann es sich leisten, eine Firma zu gründen. Neben den direkt sichtbaren Kosten wie dem Gründungskapital oder dem Kapital für Maschinen, Werkzeug oder Material gibt es auch versteckte Kosten. Die meisten frisch gegründeten Unternehmen werden besonders in den ersten Monaten nicht genügend Kundschaft und Aufträge haben um direkt hohe Löhne oder Gewinne auszuzahlen. Als Gründer oder Gründerin sollte man sich also darauf einstellen, in den ersten paar Monaten fast nichts oder zumindest weniger als im früheren Anstellungsverhältnis zu verdienen.
Brauche ich offizielle Anmeldungen / Genehmigungen? Nicht jedes Unternehmen kann direkt ohne Hürden gegründet werden. Je nach Branche gibt es Auflagen oder Genehmigungen die eingeholt werden müssen. Zudem kann es sein, dass eine Anmeldung bei einem Verband oder den Behörden notwendig ist.
Ist mein Firmenname verfügbar? Wie bei Online-Benutzernamen ist es auch bei Firmennamen oft so, dass der Name, den man gerne hätte, schon vergeben ist. Um die Verfügbarkeit eines Firmennamens zu prüfen kann man in Branchenverzeichnissen wie zefix.ch kurz nach dem Namen suchen, und schauen, ob es bereits eingetragene Firmen gibt. Falls nicht, sollte die Firma schnellstmöglich gegründet werden, um den Namen zu reservieren.
Habe ich alle notwendigen Versicherungen? Für Unternehmen gibt es sowohl Pflichtversicherungen, die abgeschlossen werden müssen (z.B. Pensionskasse oder obligatorische Unfallversicherung), als auch freiwillige Versicherungen (z.B. Krankentaggeldversicherung). Um sicherzugehen, dass Sie alle notwendigen Versicherungen abgeschlossen haben, empfehlen wir Ihnen, Ihre Situation mit einem Experten zu besprechen.
Schritt 2: Die Wahl der Rechtsform
Die Entscheidung für eine Rechtsform ist einer der wichtigsten Schritte bei der Gründung eines Unternehmens. Sie legt nicht nur die Basis für die rechtliche Struktur und Haftung Ihres Unternehmens fest, sondern beeinflusst auch Steuerfragen, die Kapitalbeschaffung und den administrativen Aufwand. In der Schweiz stehen Ihnen verschiedene Rechtsformen zur Verfügung, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen:
Rechtsform | Haftung | Mindestkapital | Empfohlen für |
Einzelunternehmen | Unbeschränkt, persönlich | Keines | Einzelpersonen |
Kollektivgesellschaft | Solidarisch und unbeschränkt | Keines | Partnerschaften |
Kommanditgesellschaft | Teilweise beschränkt (Kommanditisten) | Keines | Partnerschaften mit Kapitalgebern |
GmbH | Beschränkt auf Gesellschaftsvermögen | CHF 20'000 | Kleine bis mittlere Unternehmen |
AG | Beschränkt auf Aktienkapital | CHF 100'000 | Größere Unternehmen / Kapitalmarkt |
Jede Rechtsform hat spezifische Anforderungen an die Gründung, die Buchhaltung und die Steuererklärung. Die Wahl sollte daher nicht nur von der aktuellen Situation, sondern auch von den langfristigen Zielen Ihres Unternehmens abhängen. Insbesondere das Thema der Haftung sollte nicht vernachlässigt werden. Personengesellschaften wie ein Einzelunternehmen oder eine Kollektivgesellschaft wirken auf den ersten Blick zwar attraktiv, da sie kein Gründungskapital benötigen, bergen aber auch ein grosses Risiko, da bei diesen Rechtsformen die Gesellschafter privat für die Schulden der Unternehmung haften. Auch aus steuerlicher Sicht können diese Unternehmen je nach Situation weniger attraktiv als Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder AG sein, da bei Personengesellschaften der gesamte Gewinn der Gesellschaft als Lohn des Gesellschafters deklariert wird bzw. zum steuerbaren Einkommen des Gesellschafters zählt.
Es ist empfehlenswert, die Entscheidung zur Wahl der Rechtsform in enger Absprache mit einem Treuhänder zu treffen, der Sie über die rechtlichen, steuerlichen und finanziellen Implikationen jeder Option aufklären kann.
Was wenn ich kein Gründungs-Kapital habe?
Nicht jeder hat CHF 20'000 oder CHF 100'000 für die Gründung einer Gesellschaft auf dem Konto. Wer trotzdem nicht auf eine andere Rechtsform, wie beispielsweise eine Einzelgesellschaft, zurückgreifen möchte, dem bieten sich folgende Optionen an:
Finanzierungsmöglichkeiten prüfen: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die erforderlichen Mittel für die Gründung eines Unternehmens zu beschaffen. Dazu gehören Kredite von Banken, Fördermittel, Crowdfunding oder die Aufnahme eines oder mehrerer Gesellschafter, die das erforderliche Kapital einbringen
Gründung mit Sacheinlage: Alternativ können auch Sacheinlagen, also andere Vermögenswerte als Bargeld, eingebracht werden (z.B. Autos oder Maschinen). Der Wert dieser Sacheinlage muss dann durch einen externen Prüfer sorgfältig ermittelt werden, wodurch sich die Gründung durch Sacheinlage als etwas teurer gestaltet als die normale Firmengründung mit Bargeld.
Schritt 3: Die Gründung der Gesellschaft
Die Gründung einer neuen Firma bedeutet in erster Linie ganz viel Papierkram. Je nach Rechtsform müssen diverse Anmeldeformulare, Vollmachten, Statuten-Dokumente, Verzichtserklärungen und weitere Dokumente erstellt, unterzeichnet, notariell beglaubigt und versendet werden. Da dieser Prozess sehr schnell unübersichtlich und überwältigend sein kann, haben Neugründer folgende Möglichkeiten:
Firmengründung über einen Notar: Bei der Gründung über einen Notar geht der Gesellschafter direkt zu einem Notariatsbüro und überlässt diesem die Gründung und die Erstellung sämtlicher wichtiger Dokumente wie beispielsweise der Statuten. Diese Option ist in der Regel oft teuer, da Notariate für die Erstellung und Beglaubigung der Dokumente oft mehrere tausend Franken (exkl. Handelsregister-Gebühren) verlangen können.
Firmengründung über Online-Portale: Eine Kostengünstige aber etwas aufwändigere Möglichkeit ist die Firmengründung über Online-Portale wie Fasoon. Durch vorgefertigte Gründungs-Dokumente bezahlen Gründer oft nur wenige hundert Franken für die Gründung (exkl. Handelsregister-Gebühren), müssen aber selbstständig alle Dokumente ausdrucken, beglaubigen und an die richtigen Behörden senden. Eine selbstständige Gründung ist somit wie zu erwarten die günstigste Variante, birgt aber auch ein grösseres Risiko für Fehler.
Gründung über eine Treuhandbüro: Als letzte Option bietet sich die Gründung über ein Treuhandbüro an. Die Gründung über einen Treuhänder ist in der Regel deutlich kostengünstiger als die Gründung über einen Notar, birgt dafür aber kaum Risiken für Fehler, da es sich hier um eine Routinearbeit des Treuhandbüros handelt. Eine Standard-Firmengründung bei Gerhard & Partner kostet beispielsweise nur CHF 1'500.- (exkl. Handelsregister-Gebühren)
Schritt 4: Anmeldungen, Buchhaltung und Steuern
Sobald das Unternehmen gegründet wurde, wird sich der Briefkasten langsam mit Briefen von diversen Ämtern und Versicherungen füllen. Diese Flut an Post kann schnell überwältigen, daher haben wir hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Ausgleichskasse: Einer der ersten Briefe, die man als Unternehmen erhält, kommt von der Ausgleichskasse des Kantons, in dem das Unternehmen angemeldet wurde. Dort muss innert weniger Wochen angegeben werden, wie viel Personal voraussichtlich beschäftigt wird und wo dieses versichert ist.
Versicherungen: Die meisten Unternehmen erhalten relativ zeitnah nach der Gründung einen Brief von der SUVA aufgrund der obligatorischen Unfallversicherung. Je nach Branche ist eine Versicherung bei der SUVA obligatorisch. Bei vielen anderen Branchen ist die Wahl des Versicherers aber möglich. Wir empfehlen, dass Sie die Versicherungs-Situation mit einem Versicherungsberater oder Ihrem Treuhänder abklären.
Steuern: Das Steueramt meldet sich in der Regel erst gegen Ende des Geschäftsjahrs. Unternehmen haben die Möglichkeit, ein verlängertes Geschäftsjahr zu beantragen um zu verhindern, dass z.B. ein Unternehmen, das im Oktober Gegründet wurde, bereits im Dezember eine Steuererklärung / Jahresabschluss machen muss. Prüfen Sie am besten mit Ihrem Treuhänder, ob Ihr Unternehmen für ein verlängertes Geschäftsjahr in Frage kommt.
Warnung von Fake-Rechnungen: Leider melden viele unserer Kunden, dass Sie immer wieder gefälschte Handelsregister-Rechnungen erhalten! Diese Unternehmen verlangen in der Regel einen Beitrag von ca. CHF 500 - 1'000 und drohen mit einer Löschung aus dem Register, sollte die Rechnung nicht beglichen werden. Sollten Sie sich unsicher sein, ob es sich bei einer Rechnung um eine echte Handelsregister-Rechnung handelt, können Sie Gerhard & Partner gerne kontaktieren und wir prüfen dies kostenlos für Sie.
Buchhaltung: Abschliessend müssen Sie als Unternehmen laufend mit den Behörden im Kontakt stehen und regelmässig Änderungen am Personal ihren Versicherungen und ggf. weiteren Institutionen (z.B. Quellensteuer) melden. Ab CHF 100'000 Jahresumsatz wird Ihr Unternehmen auch MWST-Pflichtig wodurch es je nach Abrechnungs-Methode halbjährlich oder quartalsweise die Umsatzzahlen an die ESTV melden muss. Da die meisten Unternehmen bei all diesen Verpflichtungen schnell den Überblick verlieren und oft das Fachwissen und die Zeit für eine ordentliche Buchhaltung fehlt, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem vertrauenswürdigen Treuhandbüro.
Ein eigenes Unternehmen zu gründen, ist mehr als nur ein geschäftliches Vorhaben – es ist die Verwirklichung eines persönlichen Traums. Wir bei Gerhard & Partner GmbH wissen, dass der Weg mit Fragen und Unsicherheiten gepflastert sein kann, aber genau deshalb sind wir hier: um Sie mit Rat und Tat zu unterstützen, damit Ihr Unternehmensstart in der Schweiz so reibungslos und erfolgreich wie möglich verläuft.
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